Como organizar o coffee break para eventos? Dicas para uma produção impecável:
Saber como organizar coffee break para eventos é fundamental para oferecer algo impecável aos participantes. Afinal, mais do que um mero lanche, trata-se de um momento que as pessoas usam para confraternizar efazer networking.
Se deseja causar uma boa impressão e reforçar a sua marca no mercado de eventos, é importante oferecer um coffee break diferenciado. Assim, esse momento também irá contribuir para que a experiência dos participantes seja memorável.
1- CALCULAR AS QUANTIDADES
Para organizar qualquer tipo de evento que envolva comida, é preciso fazer cálculos considerando a quantidade de participantes. De maneira geral, costuma-se considerar cinco salgadinhos, três doces e 250 ml de bebidas por pessoa.
Lembrando que todos os três itens devem ser oferecidos em diferentes versões, mais adiante daremos sugestões. Mesmo que uns possam ter um consumo maior, a quantidade acaba sendo compensada por aqueles que consomem menos.
2- DEFINIR O HORÁRIO E TEMPO DE DURAÇÃO
Mais um ponto importante a ser considerado ao organizar coffee break para eventos é o horário em que irá acontecer e o tempo de duração. Esse detalhe é fundamental para a definição do cardápio, pois certos alimentos combinam mais com cada parte do dia.
A duração depende da quantidade de participantes. Se forem poucas pessoas, de 20 a 30 minutos é o suficiente. Já para públicos maiores, é válido dar um pouco mais de tempo para todos poderem conversar com calma.
Sobre o momento ideal do evento para a pausa, geralmente é na metade. Entretanto, se for uma palestra de até duas horas de duração, pode-se realizar o coffee break ao final, como parte do encerramento.
4- ESCOLHER O CARDÁPIO
A escolha do cardápio é um dos pontos altos da organização de um coffee break, pois é preciso oferecer opções saborosas e de qualidade. Como mencionamos anteriormente, certos alimentos combinam mais com cada período do dia, então considere isso. Confira algumas sugestões:
Manhã – Café, leite, chá, suco, mini pães de queijo, torradas com geleias e patês, petit fours.
Tarde – Café, suco, bolos, sanduíches frios, salgados assados, biscoitos amanteigados.
Noite – Suco, café, bebidas alcoólicas (como drinks e vinho), mini tortas, mousse e outras opções de pratos quentes em porções individuais.
Importante: lembre-se de incluir opções para aqueles que tiverem algum tipo de restrição alimentar, como intolerantes à lactose, glúten, além de veganos e vegetarianos. Se possível, inclua uma pergunta a respeito dessas restrições no formulário de inscrição para o evento.
5- CRIAR UM MOMENTO PROPÍCIO PARA O NETWORKING
A nossa última dica tem total relação com a anterior, porque o espaço em que o coffee break irá acontecer deve ser convidativo para o networking. Vale a dica de convidar os palestrantes para interagirem com os participantes.
Por isso, ao mesmo tempo em que é necessário ser uma área que comporte bem a todos, não deve ser ampla demais. Afinal de contas, a ideia é que as pessoas fiquem próximas para conversar. Siga essas dicas para organizar coffee breaks para os seus eventos e demonstre aos participantes o seu cuidado e capricho. Afinal, é nos detalhes que se proporciona uma experiência única!