ORGANIZANDO EVENTOS- AS PRINCIPAIS ETAPAS DE UM PROJETO E O QUE FAZER EM CADA UMA

Checklist de eventos corporativos!

Conheça as principais etapas:

Fazer uma checklist para eventos corporativos é um desafio e tanto. De fato, são muitos os detalhes a serem atendidos, além de montar um planejamento estratégico para que a ação gere bons resultados.

Por esse motivo, é importante que você divida toda a organização do evento em etapas específicas. Dessa forma, colocar tudo o que foi pensado em prática será muito mais fácil e possíveis erros de execução serão evitados. Afinal, ninguém quer sair no prejuízo, acertando.

Para ajudar você na tarefa, montamos uma lista com os principais passos da elaboração de uma ação corporativa. Confira:

.1- DEFINIÇÃO DA DATA DO EVENTO

Estabelecer a data do acontecimento corporativo é o primeiro passo da checklist. Determine o dia da ação antecipadamente, assim você terá tempo o suficiente para realizar todas as outras etapas da organização do evento.

Certifique-se de que não haverá feriados ou outras festividades na data escolhida para que eles não interfiram na ação.

2-  CONTABILIZAÇÃO DOS CUSTOS PREVISTOS

Faça um controle com tudo o que será utilizado para a preparação do evento. Contabilize os custos dos serviços e dos profissionais a serem contratados. Além disso, mantenha uma margem de erro realista para os gastos.

Criar uma planilha ou um documento simples, como uma lista, é o suficiente para fazer uma boa gestão financeira e evitar surpresas no orçamento final.

3-  LEVANTAMENTO DO NÚMERO DE CONVIDADOS

Outra etapa importante do checklist de eventos corporativos é a contabilização do número de participantes. Estime a quantidade de pessoas que vão comparecer, de acordo com o limite de lotação do local reservado.

Saber essas informações é fundamental para que a quantidade certa de convites ou ingressos seja distribuída, eliminando o risco de superlotação. Lugares cheios demais causam insatisfação e desconforto, e isso deve ser evitado.

4- ELABORAÇÃO DO PLANO DE MARKETING E DA DIVULGAÇÃO

É preciso elaborar a estratégia de divulgação do seu evento. Parece desnecessário ressaltar, mas fazer um plano mercadológico para que o seu público-alvo tome conhecimento da sua ação e marque presença no evento é crucial.

Para isso, analise o objetivo do acontecimento, alinhe ao perfil dos seus consumidores e escolha os meios de comunicação mais adequados para fazer a divulgação. Se o seu negócio tem uma audiência mais madura, invista na TV, no rádio e em outras mídias mais convencionais. Se for um público mais jovem, a internet e as redes sociais são as melhores táticas.

5- CHECAGEM DE QUANTIDADES DE ALIMENTOS E BEBIDAS

Imagine só se na hora de oferecer o coffee break, os organizadores percebem que não tem alimentação suficiente para todos os convidados. Essa é uma situação completamente constrangedora e que coloca a capacidade de encontrar soluções rápidas à prova.

Por esse motivo, coloque como uma das últimas etapas da checklist a checagem dos comes e bebes. A intenção aqui é garantir o alinhamento estratégico com os fornecedores e confirmar a quantidade conforme o registro de participantes.

6-  SEPARAÇÃO DOS BRINDES

Com tanta correria na hora de fazer um evento, muita gente acaba se esquecendo dos brindes. Esse passo se mostra uma grande ação de marketing quando pensado na visão de criar um relacionamento e a fidelização do público.

Pensando nisso, ofereça brindes personalizados que mostrem o conceito da empresa para ajudar a alcançar os objetivos com a realização do evento. Assim, fica muito mais simples encontra.

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