Falar sobre estar em “estado de presença” para os participantes de uma reunião é muito desafiador. Por que? Não há receita de bolo e depende muito do grau de consciência e maturidade de cada um.
Sim, os participantes de uma reunião deveriam esforçar-se para estarem presentes, ou seja, inteiros, sem distrações com pensamentos do passado ou do futuro, percebendo o que está acontecendo no exato momento…emoções, conteúdos, ambiente, humores, sensações físicas.
Entretanto, um dos grandes responsáveis por obter o máximo de estado de presença dos participantes é o planejador/ facilitador do evento. Para isso, quem está conduzindo o dia tem que valer-se de técnicas que capturam a atenção dos participantes, e muitas delas fazem parte das ferramentas da andragogia, tema que será explorado em vários outros posts no blog da COSY.
Quer saber a regra básica? O adulto absorve apenas 20% de tudo o que ouve, enquanto absorve 80% de tudo com o que interage. Em geral, um adulto consegue concentrar-se por no máximo 20 minutos em uma exposição oral.
Tendo consciência dessas estatísticas, quem coordena uma reunião pode valer-se de vários artifícios. Você precisa passar um conteúdo que demora mais de 20 minutos? Então pare quando der 20 minutos. Peça para as pessoas escreverem em um post-it uma palavra que represente o que foi mais relevante para ela até o momento. Pronto! Com essa simples parada, a pessoa tem uma quebra, faz um esforço para relembrar o conteúdo, ouve os outros participantes e está pronta para mais uma rodada de informações.
Promover breves conversas em pequenos grupos como trios ou quartetos também é altamente indicado. Apresente um conteúdo e deixe as pessoas conversarem a respeito! Sim, todos tem alguma experiência no tema e a troca de ideias faz com que os participantes fiquem presentes na reunião e no que está sendo apresentado, com motivação e interesse.
Já viu balas em mesas de reunião? Pois é, essa é outra forma de mexer com o participante. Ao mastigar a bala, o participante, além de aliviar a tensão, fica mais alerta pelo exercício da mastigação. Em algumas sessões de trabalho, também já vi algumas pequenas bolas de borracha ou outros pequenos objetos que permitem uma movimentação de mãos dos participantes.
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Veja também: como solucionar problemas em reuniões.